آداب العمل

تُعد مراسلات الخدمة نوعًا خاصًا جدًا يجب عليك إتقانه إذا كنت ستصعد سلم المهنة. سوف تخدمك مهارات الكتابة التجارية الجيدة بأمانة: فهي ستساعد في التواصل مع المرؤوسين والرؤساء والشركاء ، وستركز على تعليمك وتوقعاتك. يجب تقييد أسلوب الاتصال ، وتركيزه ، دون أي انحراف عن الموضوع المحدد.

أي اتصال: الشخصية والمكتوبة على حد سواء هي التفاعل مع الناس من أجل تبادل المعلومات ، وجعل الانطباع ، والتوصل إلى اتفاق. ليس هناك أي إنسان غريب بالنسبة لنا ، فنحن نمنع في بعض الأحيان العنان للمشاعر مجانًا ، ولكن في مجال الأعمال يجب ألا يكون هناك مكان للتعبير السريع عن مشاعرنا وسمات الشخصية ومزاجه.

ميزة هامة للتواصل التجاري هو أنه لا يمكن مقاطعة في منتصف الجملة. لكل رسالة مستلمة تحتاج إلى كتابة الرد ، حتى لو كنت لا تريد ذلك. إذا تلقيت مكالمة ، ولم يكن لديك وقت لالتقاط الهاتف ، فأنت بحاجة إلى الاتصال مرة أخرى. بالطبع ، التواصل مع بعض الناس غير سارة. هذا هو السبب في أن قائمة الصفات الإلزامية للمدير تعني تحمل الضغط.

من المؤكد أن اجتماع العمل ، والتحدث على الهاتف أو المراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكتروني سيكون له نوع من الغرض. نتيجة لذلك ، يجب على الأطراف التوصل إلى استنتاجات ومناقشة المشروع والاتفاق على شراكة استراتيجية وما إلى ذلك.

في الكتابة ، ربما يكون هناك قيود واتفاقيات أكثر من القيود الشفوية. التواصل مع المحاور مباشرة ، شخصياً ، يمكننا تركيز التجويد على حقيقة معينة ، وتوضيح شيء ما ، إذا لم يفهمنا المحاور. إذا حدث خطأ في الكلام ، فيمكننا إصلاحه على الفور. ولكن في الرسالة الرسمية ، يجب أن نكون واضحين ودقيقين للغاية ، بحيث لا تعني الكلمات تفسيرًا مزدوجًا.

لقد اعتادوا على القول: "يمكن أن يتحمل الورق كل شيء" ، مما يعني أنه يمكنك حتى كتابة حقائق غير موثوقة. نحن نرى ذلك تحتاج إلى إجراء المراسلات التجارية بأمانة قدر الإمكان. بالمناسبة ، الآن الحروف الورقية يذهب أقل من أي وقت مضى. أساسا ، يتم شحنها العقود وغيرها من الوثائق. في هذه الحالة ، يتم استخدام الترويسة كدليل على المكانة العالية للمنظمة.

في الوقت الحاضر ، في معظم الحالات ، تتم المراسلات التجارية في الفضاء الافتراضي ، ولها خصائصها الخاصة. عندما يبدأ الحوار للتو ، من المعتاد أن يكتب تحية على الآداب ، على سبيل المثال: "مرحبًا يا عزيز أوليغ سيرجيفيتش! ". وفي العنوان التالي خلال يوم العمل ، يمكن خفض التحية.

يتطلب الاتصال الكتابي ، بما في ذلك البريد الإلكتروني ، الامتثال لمعايير اللغة ومحو الأمية الذي لا تشوبه شائبة. بعد كل شيء ، سيتم فتح المراسلات قبل محاور المتعلمين المساحات الخاصة بك. لذلك ، ننصحك بالتحقق مكتوبًا بمساعدة الخدمات الخاصة ، إذا لم تكن متأكدًا تمامًا من معرفتك.

نحن ندرج القواعد العامة التي تتطلبها أخلاقيات الاتصال الإلكتروني. إنها بسيطة للغاية ، ولكن الكثير منها ، للأسف ، يهملونها:

• تتم كتابة بداية كل جملة بحرف كبير ؛
• في نهاية العبارة ، يتم وضع نقطة بحيث يكون معنى القراءة واضحًا ؛
• من المفيد استخدام قائمة ذات تعداد نقطي أو رقمي لتسوية المشكلة واقتراح حلول ؛
• من أجل الوضوح ، من الجيد استخدام الجداول والرسوم البيانية والمخططات ؛
• لا تحاول أن تظهر محاورًا ذكيًا ومتعلمًا بشكل خاص ، ولا تعقد الأفكار البسيطة من خلال المنعطفات التشاركية والحيادية المفرطة ؛
• كلما كان التعبير عن أفكارك أبسط كلما كان ذلك أفضل ؛
• على الرغم من أن الكلام في كل يوم ، تتطلب الثقافة تجنب المصطلحات ، في بيئة الأعمال التجارية تعتبر الآن المصطلحات المهنية والاقتراض من اللغة الإنجليزية شكلاً جيدًا (ولكن لا تبالغ في ذلك!).

أنواع الرسائل التالية مميزة:

• العروض الترويجية
• وشكرا لكم.
• دعم.
• الضمان.
• تذكير.
• الوقاية؛
• عروض التعاون.

بالإضافة إلى القواعد العامة ، من المهم معرفة بعض تفاصيل كتابة الأعمال. نقدم القواعد التي ستكون مناسبة في معظم الحالات.

تسمى بداية البريد الإلكتروني بالرأس. هذا هو شعار المنظمة. من المفيد دائمًا الحصول على قالب به هذا الشعار في متناول اليد (أي على سطح مكتب الكمبيوتر الخاص بك).

بخلاف الاتصال في وضع عدم الاتصال ، لا تلزم القواعد الحديثة بالترحيب بالمرسل إليه ، ويمكنك على الفور ، إذا كنت تطلق عليه بالاسم أو الوصي ، ذكر جوهر المسألة. ومع ذلك ، يواصل الكثيرون الكتابة في بداية الرسالة: "صباح الخير! "" مرحبا! "مساء الخير! "أو" تحيات ". وليس هناك انحراف عن القاعدة أيضا.

متطلبات الجزء الرئيسي من الرسالة تشير إلى أنه هو معنى المراسلات. يُعتبر تقسيم النص إلى فقرات شكلًا جيدًا ، وهو علامة على الموقف اليقظ تجاه المحاور. في كل فقرة ، يتم تسمية جانب أو آخر من جوانب الموضوع والكشف عنه. بالإضافة إلى تحديد المشكلة ، من المعتاد اقتراح طرق لحلها. حتى نقول ، للكشف عن فكرة عمل في مصغرة.

في الجزء الأخير من الرسالة ، يمكن التعبير عن مشاعر رسمية وأكثر شخصية. صياغة "تحياتي ..." ، "تحياتي الحارة ..." ("تحياتي الحارة" باللغة الإنجليزية) أو رغبة عاطفية أكثر "استمتع بيوم جميل! ".

في التوقيع الشخصي ، يجب الإشارة إلى الاسم الأخير والاسم الأول (وفي بعض الدوائر ، الاسم الأوسط أيضًا). يجب أن يكون هناك أيضًا أرقام هواتف يمكنك الوصول إليها: مدينة المحمول والمكاتب. في الآونة الأخيرة ، أصبح التوقيع الإلكتروني مع شعار الشركة رائجًا.

يعمل رابط إضافي إلى البوابة الإلكترونية للمؤسسة كإعلان إضافي ويمكن أن يزيد في المستقبل حركة مرور هذا الموقع.

يمتلك معظم موظفي المكتب أرشيفًا واسعًا جدًا من الرسائل في صندوق بريد إلكتروني. لمنع المحاور من الخلط في المراسلات الطويلة ، يوصى بإرسال خطاب في شكل إجابة. عند النقر فوق اللوحة المقابلة في بداية سطر الموضوع ، يظهر الاختصار باللغة الإنجليزية "Re ...". هذا أمر مريح للغاية ، لأن المرسل إليه سيتذكر على الفور مسار المراسلات.

يمكنك حفظ محفوظات الاتصال الظاهري بالكامل مع المحاور ، ويمكنك ترك فقط أحدث أو أهم عروض الأسعار. آداب العمل الحديثة يتطلب استجابة سريعة إلى حد ما للرسائل. بعد كل شيء ، وراء الكمبيوتر العامل ، نقضي جزءًا كبيرًا من يومنا. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن التحقق من البريد من الأجهزة المحمولة.

إذا كانت الرسالة ذات أهمية وإلحاح خاصين ، فيُسمح لك بكتابة الرسائل القصيرة أو إجراء مكالمة هاتفية لتذكيرك بالرسالة.

في المجتمع الإبداعي ، لا يتم قبول استخدام الطوابع ، علاوة على ذلك ، يتم الاستهزاء به وإدانته. ولكن في المراسلات التجارية ، تساعد الطوابع على عكس المواقف القياسية.

من المفيد أن تحصل على بنك أصبع افتراضي من التعبيرات والعبارات المستقرة. بعد كل شيء ، الاتصالات المبنية ، والعمل المكتبي ، وحل القضايا الرسمية مبنية على هذه الكليشيهات. على سبيل المثال ، يتم التعبير عن التعاطف من خلال دوران "للأسف ، نحن مضطرون لإبلاغك ...". ينعكس شعور التقدير في صيغة الواجب هذه: "شكرًا لك على مساهمتك القيمة ...". وأخيرا ، الفرح: "نحن فخورون أن أبلغكم أن ...". لكن العبارة الأخيرة: "نحن نعول على مزيد من التعاون المثمر" تعبر عن الأمل في مزيد من الاتصالات التجارية.

لذلك ، تحدثنا عن آداب المراسلات التجارية. هناك حاجة إلى هذه القواعد لجعل الاتصالات مريحة ومثمرة قدر الإمكان. استخدمها ، وسترى أن شؤونك في الخدمة سارت بسلاسة!

لمزيد من المعلومات حول قواعد المراسلات التجارية ، بما في ذلك البريد الإلكتروني ، راجع الفيديو التالي.